Užitečné tipy

Jak odpovědět na e-mail

Pin
Send
Share
Send
Send


Pokud jste dostali dopis a chcete na něj odpovědět, měli byste použít odpovídající tlačítko na panelu nástrojů. Samozřejmě můžete vytvořit nový dopis a provést všechny akce, o kterých jsme mluvili, ale použití tlačítka je mnohem jednodušší a rychlejší Odpověď.

Uvidíme, jak s tímto nástrojem pracovat.

Dostali jste tedy dopis a objevil se ve vaší složce Doručená pošta (Obr. 260). Tento dopis musíte otevřít kliknutím na jméno adresáta nebo na předmět dopisu (obr. 261).

Obr. 260. Nové písmeno
Obr. 261. Odpověď na dopis

Na tento e-mail můžete odpovědět dvěma způsoby. Prvním nejjednodušším způsobem je vložit text odpovědi do textového pole, které je pod přijatým písmenem (obr. 261). Do tohoto pole můžeme zadat prostý text bez formátování. Tato možnost je ideální pro zasílání krátkých zpráv.

Pokud chcete dát podrobnou odpověď a použít formátování na váš text, klikněte na Odpověď na panelu nástrojů (obr. 261).

Stejný formulář pro odeslání dopisu se objeví jako při vytváření nového dopisu (porovnejte obr. 257 a 262), ale některá pole tohoto formuláře již budou vyplněna, což výrazně zkrátí naši dobu odezvy.

Za prvé, v terénu Do adresát je již nastaven a nemusíme ho zadávat ručně.

Za druhé, pole Téma již vyplněné - zůstal nám předmět dopisu, který jsme dostali, s tím rozdílem, že před ním se objevily dva dopisy “Re". Písmena “Re„Znamená to, že tento dopis je odpovědí na dopis, který vám byl zaslán dříve. Tato písmena jsou převzata z anglického slova. odpověď (odpověď). Neodstraňujte tato písmena ani přejmenujte téma, protože to příjemci umožní pochopit, že tento dopis je odpovědí na to, co poslal dříve.

Za třetí, text dopisu, který jste dostali, byl automaticky nahrazen textem nového dopisu. Označuje také čas a datum, kdy jste dopis dostali. Tyto informace jsou velmi důležité a nedoporučuji je mazat. Uložení přijaté zprávy do těla dopisu vám umožní rychle obnovit celý obrázek korespondence v paměti. To je opravdu velmi důležitý bod, protože hodně času je zbytečné hledáním prvního dopisu a všech následných odpovědí.

Často se setkávám s dopisy od začínajících uživatelů, kteří při odpovídání na moje dopisy píšou své zprávy do předmětu. Předpokládám, že jsou zmateni přítomností textu v hlavním textovém poli, protože víme, že když kliknete na tlačítko Odpověď přijaté písmeno se tam automaticky nahradí. Neudělejte tuto chybu a napište zprávu pouze do textového pole. Lidé se často nedívají na předmět dopisu, ale když dopis otevřou a uvidí pouze svou počáteční zprávu, pravděpodobně uváží, že odpověď byla zaslána náhodou, a vaši zprávu jednoduše smažou.

Obr. 262 Odpověď na dopis

Chcete-li napsat odpověď, klikněte do textové oblasti dopisu a objeví se textový kurzor. Stačí napsat odpověď, v případě potřeby naformátovat text a poté kliknout Odeslat (Obr. 263).

Pokud byly k dopisu, který jste obdrželi, připojeny soubory, nebudou při odpovědi na tento dopis znovu připojeny, tzn. v novém dopise je vložen pouze text.

Obr. 263. Odpověď na dopis píšeme

Pokud nyní přejdete do složky Doručená pošta a klepnutím na toto písmeno se písmeno neotevře a objeví se rozevírací seznam písmen přiřazených k této zprávě (obr. 264). Z tohoto seznamu budete mít přístup jak k přijatému dopisu, tak k vaší odpovědi na tento dopis.

Obr. 264. Řetězec dopisů jedné korespondence

Někdy je nutné předat celý dopis beze změn jinému adresátovi. Chcete-li to provést, můžete použít nástroj Vpřed.

Otevřeme písmeno, které chceme poslat dál, a klikneme na tlačítko se stejným názvem na panelu nástrojů (obr. 265).

Obr. 265. Předání dopisu

Formulář dopisu bude částečně vyplněn. Musíte zadat e-mailovou adresu, na kterou chcete dopis předat (v poli) Do) a případně doplňte text. Stejně jako při odpovídání na dopis můžete napsat zprávu do textového pole.

Dávejte pozor na pole Téma. Písmena „Fwd“ se objevila před původním tématem. Tato písmena jsou krátká pro anglické sloveso. dopředu - dopředu.

Pokud byly k původnímu dopisu připojeny nějaké soubory, budou také uloženy do těla předaného dopisu.

Jak správně odpovědět na e-mail

Přejít do vaší doručené pošty a vidět ve složce „Doručená pošta»Nepřečtená zpráva (odesílatel a předmět nepřečtené zprávy jsou tučně), otevřete ji kliknutím levým tlačítkem myši.

Přečtěte si dopis, a pokud to vyžaduje odpověď, pak existují dva způsoby, jak to udělat:

  1. Metoda 1. V úplném spodku bude pod textem dopisu formulář pro rychlou reakci nebo přeposlání. Klikněte na odkaz "Odpověď»Otevření pole pro zadávání textu. Rámeček pole odpovědi se změní na žlutý. Zadejte odpověď, v případě potřeby připojte soubor a klikněte na „Odeslat". Během několika sekund obdrží příjemce vaši odpověď.
  2. Metoda 2. Odpověď na e-mail pomocí formuláře úplné odpovědi. Formulář se otevře stisknutím tlačítka „Odpověď»Ve formě levé šipky v obdélníku na tzv. Nástrojové liště. Když otevřete formulář,Do"A"Téma", Stejně jako příchozí zpráva je zahrnuta v poli odpovědi. V poli “Téma„Původní předmět odesílatele bude nahrazen zkratkou„ Re: “(z anglické odpovědi - odpověď). Vyplňte textové pole dopisu, v případě potřeby připojte soubory a klikněte na „Odeslat».

Pomocí formuláře s úplnou odezvou může být dopis formátován, jak si přejete, tj. měnit písmo, barvu písma, vkládat odkazy, vytvářet seznamy, vkládat emotikony atd. co nelze udělat metodou číslo 1. Pokud tedy nemusíte odpověď formulovat zvláštním způsobem, můžete použít formulář rychlé odpovědi, jinak použijte metodu číslo 2.

Po obdržení odpovědi na jeho e-mail uvidí příjemce zkratku „Re:“ v předmětu a v těle dopisu svou původní zprávu, před níž bude vaše odpověď. V případě potřeby může odesílatel během odpovědi samozřejmě odstranit původní zprávu, ale přesto je lepší nechat alespoň část zprávy. V tomto případě příjemce okamžitě pochopí, na co byl jeho konkrétní e-mail zodpovězen.

Je pravděpodobné, že váš protějšek je v aktivní korespondenci a bude mu chvíli trvat, než si zapamatuje předmět odeslaného e-mailu. V tomto případě mu zahrnutí původní zprávy nebo její části do odpovědi pomůže rychle se orientovat.

Při vytváření e-mailů musí být vyplněna všechna pole

Pravidla obchodní korespondence e-mailem zavazují odesílatele dopisu vyplnit všechna pole uvedená v e-mailu, jako je adresa a jméno příjemce a odesílatele dopisu. Nezapomeňte popsat téma, které stručně popisuje podstatu zaslaného dopisu. Osud odesílaného dopisu a rychlost vyřešení problému v něm velmi často závisí na správně popsaném tématu. Obchodní e-mail by měl začít pozdravem - to je přímý projev úcty k příjemci, který je v korespondenci velmi důležitý. Po pozdravu by měl následovat text nazvaný „tělo dopisu“ a na konci je ponechán podpis, například „S pozdravem, Brisov Pyotr Ivanovič.“

Pozdrav v obchodní korespondenci

V tomto okamžiku je vhodné dále soustředit vaši pozornost, protože gesto úcty je v každém aspektu obchodní komunikace velmi důležité. Nejlepší uvítací fráze je „Dobré odpoledne“ nebo „Dobrý den“. Provádění obchodní korespondence e-mailem omezuje odesílatele v používání frází „Dobrý večer“ nebo „Dobré ráno“, protože příjemce si může dopis přečíst mnohem později než po jeho obdržení. Rovněž není správné používat hovorové výrazy používané v neformální komunikaci při pozdravu.

Po uvítání slov nebo frází byste měli kontaktovat příjemce jménem a patronymicky. Pokud je jméno odesílateli neznámé, můžete tuto chvíli přeskočit. Po uvítací řeči můžete přistoupit k určení účelu dopisu.

Přiložené soubory v obchodní korespondenci e-mailem

Je-li hlavním účelem dopisu nejen písemné vyprávění a vyjádření podstaty problému, ale také zaslání souboru, je lepší přiložit nejprve zaslaný objekt. Často se stává, že mnoho odesílatelů z důvodu nepozornosti, když uvedlo podstatu problému v textu dopisu, zapomnělo připojit potřebnou přílohu. Taková nedbalost může nepříznivě ovlivnit obchodní pověst odesílatele obchodního dopisu.

E-mailová adresa musí být rozpoznatelná a stručná

Pravidla obchodní korespondence e-mailem zavazují odesílatele mít rozpoznatelné elektronické jméno, které musí obsahovat pravdivé informace o jménu odesílatele. Úřední dopisy a odvolání nevypadají příliš stručně a hloupě, pokud jsou v e-mailové adrese uvedeny neformální výrazy nebo slova, například e-mailová adresa limon_petya. Pro dospělého to vypadá velmi solidně. Pro obchodní korespondenci je lepší vytvořit samostatný e-mail a sledovat etiketu obchodní korespondence e-mailem.

Pomocí funkce rychlé odpovědi (Response) můžete odpovědět na dříve přijatá písmena

Funkce Odpovědět nebo Odpověď (ve zkrácené podobě vypadá jako Re :) pomáhá uživateli rychle reagovat na dříve odeslané zprávy od odesílatele. Tato funkce má také univerzální schopnost číst předchozí korespondenci s účastníkem na dané téma. Pravidla obchodní korespondence e-mailem však zavazují odesílatele přejmenovat předmět obchodního dopisu, pokud se během korespondence změní podstata diskuse.

Před odesláním obchodního dopisu je třeba provést korektury pravopisných chyb a interpunkčních znamének.

E-mail zjednodušuje výměnu informací, ale během obchodní korespondence nezanedbávejte pravidla ruského jazyka, protože neopatrná chyba může ovlivnit autoritu odesílatele. Před odesláním dopisu byste měli text několikrát zkontrolovat a pečlivě zkontrolovat, zda se v něm nevyskytují kancelářské a interpunkční chyby. Mnoho e-mailových klientů má funkci kontroly pravopisu, proto byste měli věnovat pozornost slovům podtrženým červenou čarou. Pokud máte pochybnosti o pravopisu, měli byste vyhledat pomoc na internetu nebo zkontrolovat pravopis pomocí slovníku pravopisu.

Pole příjemce musí být vyplněno jako poslední

Aby nedocházelo k zasílání nedokončených nebo neupravených dopisů, je třeba zadat adresu příjemce obchodního dopisu v poslední chvíli před odesláním. Toto pravidlo je také zahrnuto v základech firemní e-mailové komunikace. Stává se, že při vyplňování pole pro adresáta může e-mail nabídnout seznam dříve použitých příjemců, měli byste zde také věnovat pozornost, abyste omylem neposlali obchodní dopis adresátovi třetí strany.

Struktura obchodního dopisu

Pravidla pro strukturování textu se vztahují nejen na papírová média, ale také na pravidla obchodní korespondence prostřednictvím e-mailu. Není vždy vhodné, aby příjemce přečetl velké množství textu písmen na obrazovce monitoru. Pro zjednodušení tohoto bodu byste měli rozdělit text na logicky vytvořené malé odstavce a vyhnout se komplikovaným větám při psaní textu obchodních dopisů. Optimální délka jedné věty v obchodním dopise by neměla být více než patnáct slov.

Podstata obchodního dopisu by měla být stanovena na základě skutkové podstaty

Kromě specifikovaného tématu obchodního dopisu by se příjemce měl také zajímat o jasně formulovanou první a druhou větu hlavního textu. Úkolem odesílatele je uvést na začátku dopisu podstatu problému nebo otázku, ke které se příjemce dotýká. První věta by měla uvádět účel, pro který je obchodní dopis zasílán. Ukázka: „Informujeme vás, že podmínky závazku podle smlouvy č. 45 ze dne 2. ledna 2017„ O dodávce sypkých materiálů “se blíží ke konci. Chcete-li obnovit smlouvu, měli byste předložit opakovaný balíček dokumentů. “ Díky určenému cíli má příjemce příležitost ponořit se do hlavní myšlenky obchodního dopisu. Pokud je text dopisu příliš velký, je lepší použít funkci přílohy jako přílohu ve formě textového dokumentu, ale zároveň nechat doprovodnou esej, která zakrývá obchodní dopis, do textového pole. Ukázka: „Posíláme vám ke kontrole elektronickou kopii dopisu společnosti„ Mak-Stroy “. Žádáme vás, abyste své rozhodnutí o prodloužení smlouvy č. 45 ze dne 2. ledna 2017 „O dodávkách sypkých materiálů“ informovali ve lhůtě uvedené v dopise. “

Každý obchodní e-mail by měl být zodpovězen.

Existují negativní příklady obchodní korespondence, kdy příjemce z jakéhokoli důvodu ignoruje obchodní dopis. Někdy skutečně mohou nastat případy, kdy odpověď nemůže být dána kvůli určitým situacím, například termín pro řešení problému může trvat několik dní nebo je příjemce přemýšlivý a nemůže okamžitě odpovědět na otázku. V takovém případě by měla být na toto téma stručná poznámka, například: „Dobrý den, Petr Ivanovič. Obdržel jsem váš dopis, ale dnes je pro mě těžké odpovědět, protože bych měl konzultovat s vyšším vedením. Oznamuji váš problém generálnímu řediteli naší společnosti a do konce týdne odpovím oficiálně. S úctou obchodní ředitel Ivan G. Belov. “

Je třeba si uvědomit, že pokud nebyla odpověď dána do tří pracovních dnů, lze skutečnost ticha příjemce obchodního dopisu považovat za ignorování a odmítnutí komunikace s odesílatelem.

Při přípravě odpovědí by dopisy měly odpovídat na všechny položené otázky

Pokud je dopis zaslaný příjemci tázavý, měli byste při sestavování dopisu odpovědět na otázky v pořadí, které je obsaženo v přijatém textu obchodního dopisu. Pokud byly otázky položeny, odesílatel doufá, že dostane konkrétní odpovědi. Při psaní dopisu by odpovědi neměly být očíslovány, stačí uvést myšlenku v pořádku. Pro zodpovězení všech položených otázek je třeba nejprve přečíst přečtený obchodní dopis několikrát a v případě příliš velkého množství otázek je lepší je napsat samostatně, aby vám neuniklo. Pokud není možné odpovědět na některé položené otázky, je třeba zdůraznit, že v tuto chvíli nelze z nějakého důvodu odpovědět.

Nezneužívejte zkratky, emotivní design a velká písmena

Existují negativní příklady obchodní korespondence, když ji odesílatelé zředí pomocí neformálních znaků ve formě úsměvu. Jejich použití je populární při komunikaci na sociálních sítích, nicméně pravidla obchodní korespondence takové projevy emocí nepřivítají, protože příjemce nemusí znát svůj skutečný význam a brát je za nepochopitelnou sadu interpunkčních chyb.

Také byste měli odmítnout psát text velkými písmeny. Na internetu se skupina slov psaných velkými písmeny nazývá „honosné fráze“ a častěji tyto věty mají negativní barvu. Při čtení elektronického obchodního dopisu může příjemce považovat takové písmo za negativní, což nepříznivě ovlivní vnímání významu. Pokud potřebujete v obchodním dopise zdůraznit význam okamžiku, je lepší použít úvodní věty, například: „Vezměte prosím na vědomí, že k prodloužení smlouvy musíte předložit balíček dokumentů nejpozději do 2. 10. 2017“ nebo „Upozorňujeme, že dokumenty o prodloužení smlouvy by mělo být předloženo do 02/10/2017. “

Nepřenášejte citlivé informace e-mailem

Pro přenos osobních nebo důvěrných informací je lepší odmítnout elektronické poštovní schránky, protože hrozí zachycení informací kyberkriminálníky pro jejich vlastní osobní zisk. Tyto informace mohou zahrnovat: telefonní čísla, hesla z bankovních karet, osobní bankovní účty atd. Je důležité si uvědomit, že informace jsou uloženy na serveru poštovního agenta a mohou být v případě hackerů odcizeny.

Podpis odesílatele musí být na konci dopisu.

Jak již bylo zmíněno výše, každé zaslané písmeno musí obsahovat zvláštní podpis. Vývojáři poštovních schránek často zavádějí funkci podpisového bloku, do kterého můžete zadávat data na pozici, jméno a telefonní číslo kontaktu. Následně bude tento blok automaticky zobrazen na konci každého písmene, což zjednoduší psaní. Je důležité zprávu správně podepsat, aby příjemce mohl při odpovědi na dopis správně kontaktovat odesílatele. Příklad podpisu může vypadat takto: „S pozdravem, vedoucí prodeje Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000“.

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Podívejte se na video: DOKÁŽEŠ ODPOVĚDĚT? (Leden 2022).

Pin
Send
Share
Send
Send