Užitečné tipy

Informační dopis společnosti

Pin
Send
Share
Send
Send


Druh dokumentu: Dopis

Chcete-li uložit vzorek tohoto dokumentu do počítače, klikněte na odkaz ke stažení.

Velikost souboru dokumentu: 12,5 kb

Informační dopis má povahu obchodní korespondence. Jeho hlavním cílem je informovat zařízení, kterému je zasláno, o aspektech společnosti nebo organizace, o nabízeném zboží a službách. Může být použit jako marketingový krok k propagaci služeb společnosti nebo jejích ochranných známek. Dopisy s informacemi o vlastnostech mohou také fungovat jako zprávy nebo připomínky, oznámení o lhůtách atd.

Jak to udělat?

Informační dopis odkazuje na obchodní korespondenci, proto jeho struktura a design odpovídá obchodnímu dopisu. Existuje několik typů zpravodajů:

  • oznámení nebo zprávu, která adresáta informuje o změně údajů o společnosti, o změnách v řízení nebo adrese, o odeslání zboží, čase obchodního jednání nebo jednání atd.,
  • prohlášení. Tento dopis informuje o konkrétních úmyslech adresáta,
  • připomenutí. Tento dopis má podobu připomenutí schůzky, události, platby, plnění smluvních závazků atd.,
  • reklamní dopis. Informuje o službách společnosti, jejích produktech atd. K němu může být připojen průvodní dopis, který bude obsahovat podrobnější informace o společnosti a jejích službách
  • potvrzení. Takový dopis potvrzuje přijetí platby, produktů, poskytování služeb atd.

Vedoucí podniku (zástupce, tajemník) podepíše dopis informačního charakteru. Pokud je odesílána velká zásilka, může být dopis bez podpisu nebo faxem.

Povinné nebo ne

Tento typ dokumentu není nutný, protože informovat někoho o aktuálních záležitostech organizace je ponecháno na její správu a správu. Mnoho podniků, zejména velkých, však nezanedbává vytváření takových dopisů, čímž dosahuje několika cílů najednou:

  • informovat zúčastněné strany o všech událostech, které se vyskytnou,
  • motivovat je k další spolupráci a plodné práci,
  • zvětšit image společnosti.

Kdo sestavuje informační bulletin

Povinnost vytvořit informační dopis je obvykle na hlavě strukturální jednotky, která řeší problémy uvedené v dopise. Může to být například:

  • Vedoucí marketingu (pokud mluvíme o nových marketingových nabídkách pro partnery),
  • zástupce ředitele (pokud společnost prostřednictvím dopisu pro správu informuje o svých zaměstnancích něco jiného) atd.

V každém případě by kompilátorem dopisu měla být osoba, jejíž pracovní funkce zahrnuje psaní takových dopisů nebo je oprávněna je vypracovat na základě zvláštního příkazu ředitele.

Text zpravodaje musí být dohodnut s přímým nadřízeným kompilátoru nebo vedoucím společnosti.

Komu bych měl zaslat informační dopis o činnosti společnosti

Informační dopis lze zaslat konkrétní osobě nebo skupině osob: řediteli potenciální partnerské organizace, zákazníkovi - jednotlivému podnikateli, členům týmu atd.

Dopisy mohou být:

  • důvěrné (určené ke čtení konkrétní osobou),
  • otevřený, veřejný (informovat co nejširší okruh lidí).

Obecná pravidla pro všechna písmena

Při vytváření informačního dopisu musíte pečlivě sledovat pravopis a dodržovat písemné standardy ruského jazyka týkající se interpunkce, slovní zásoby, gramatiky atd.

Musíme si uvědomit, že příjemci obchodní korespondence se vždy dívají na to, jak správně jsou informace, které jim byly sděleny, popsány.

Negramotný dopis může snížit hodnotu informací v něm obsažených a dokonce narušit důvěru příjemce ve odesílatele.

Dopis musí být napsán stručně, stručně, v tomto případě s vědomím skutečnosti, že „stručnost je sestra talentu“, a nikoli šíření myšlenky na strom. Je prokázáno, že příjemci takových dopisů nejsou připraveni je strávit více než minutu jejich čtením, a to z důvodu vysokého tempa moderního života. Adresát si jistě všimne, že odesílatel si cení svého času, a pokud má zájem o informace obsažené v dopise, najde způsob a čas, jak kontaktovat autora zprávy.

Co je v dopise zakázáno

V pravidlech pro psaní zpravodajů jsou absolutní tabu. Zejména drzý, hrubý nebo příliš známý tón je kategoricky nepřijatelný. Je také vhodné vyhnout se „klišé“ nebo příliš chladným „suchým“ formulacím, zvláštní terminologii, hojnosti čísel, velkému počtu účastníků a účastníků atd.

V dopise nelze zadat neplatná, neověřená nebo nepravdivá data. Je třeba si uvědomit, že informační dopis může za určitých okolností získat status právně významného dokumentu.

Zdůrazňuje a psaní vzorového dopisu

Informační zprávy, bez ohledu na jejich autora a adresáta, by se měly týkat pouze činností vysílající organizace nebo souvisejících okolností. Zároveň musí splňovat určité požadavky z hlediska struktury a obsahu:

  1. Nejprve je třeba poznamenat, že v informačním dopise by mělo být vždy uvedeno:
    • datum sestavení
    • údaje o odesílateli a příjemci,
    • správné adresování (například „Vážený Petr Semenovich“, „Vážený Irina Viktorovna“, „Vážení kolegové“ atd.). Pokud však adresát není definován, což se někdy stává, můžete se omezit na pozdrav „Dobré odpoledne!“.
  2. Další je hlavní informační část dopisu. Zde musíte uvést důvod a účel jeho psaní, jakož i vše ostatní, co je pro popsaný případ relevantní: novinky, návrhy, změny, žádosti, vysvětlení atd.
  3. Níže v dopise musíte napsat závěr, který by měl shrnout všechny výše uvedené.

Pokud jsou k dopisu připojeny další papíry, video a fotografie a certifikáty, mělo by se to v jeho obsahu uvést také jako samostatný odstavec.

Jak sestavit zpravodaj

Neexistují žádné zvláštní požadavky na design dopisu ani na jeho obsah. Je přípustné psát jak na hlavičkový papír podniku, tak na standardní list jakéhokoli vhodného formátu. První možnost je výhodnější, protože není nutné ručně psát podrobnosti o organizaci. Navíc takový dopis vypadá mnohem pevněji a znovu zdůrazňuje svůj postoj k oficiální korespondenci.

Informační dopis lze vytisknout na počítači (dobré, pokud potřebujete více kopií najednou) nebo psát ručně - písmena psaná kaligrafickým rukopisem s perem vypadají zvlášť výhodně.

Zpráva musí být ověřena podpisem svého původce. Pokud se jedná o tištěné písmeno, můžete použít faxový podpis, pokud je „živý“, pak pouze originál.

Není nutné přísně orazítkovat zprávu tiskem, protože Od roku 2016 mají právnické osoby právo používat razítka ve své práci, pouze pokud je tato norma zakotvena v interních regulačních právních předpisech společnosti.

V případě potřeby by měla být před odesláním zprávy zapsána do žurnálu interních dokumentů nebo do žurnálu odchozí dokumentace.

Jak poslat dopis

Informační dopis lze zaslat několika způsoby:

  1. První a nyní nejběžnější: prostřednictvím elektronických komunikací. To umožňuje odesílat informace téměř neomezeného objemu v krátkém časovém období.
  2. Druhý způsob: odeslání Ruskou poštou doporučenou poštou s oznámením o doručení (relevantní, pokud se informační zpráva týká úřední dokumentace a je ověřena „živými“ podpisy a pečetí).
  3. Můžete také poslat dopis faxem nebo moderními posly, ale pouze v případě, že vztah mezi odesílatelem a příjemcem je do jisté míry neformální a umožňuje takovou korespondenci.

Kompilace

V souladu s pravidly správy kanceláře podpisuje na dokumentu vedoucí organizace nebo instituce. V některých případech hromadného zasílání informačního dopisu (určitému počtu obchodních partnerů nebo zákazníků) nesmí text obsahovat vlastnoruční podpis vedoucího podniku.

Existují standardní formy tohoto dokumentu, které mohou mít poradní povahu nebo odrážejí různé druhy návrhů. Je možné zaslat oficiální dopis s důležitými informacemi, aby se adresát seznámil se změnami a inovacemi, ke kterým došlo v rámci legislativního rámce a předpisů pro různé účely.

Pokud jsou k dopisu připojeny další dokumenty (osvědčení, pokyny, normativní akty atd.), Je třeba v poznámce uvést název každé přihlášky a počet stran v ní obsažených.

Pravidla pro zpracování informačního bulletinu jsou totožná s pravidly týkajícími se zásad pro zpracování obchodní korespondence.

Stahování dopisů režiséra (Velikost: 27,0 KiB | Stahování: 7 193)

Stáhněte si ukázkový informační bulletin (Velikost: 32,5 KiB | Staženo: 19 881)

Stáhněte si informační dopis o změně detailů (Velikost: 27,0 KiB | Stažené soubory: 20 838)

Stáhnout informační bulletin o zvýšení cen (Velikost: 88,4 KiB | Stažené soubory: 11 811)

Obsah

Informační dopis - neziskový obchodní dopis, jehož hlavním účelem je informovat, inzerovat, informovat o další spolupráci, trvání smlouvy, aspekty činnosti společnosti, produkty společnosti atd. Informační dopis může fungovat jako marketingový nástroj na propagaci produktů společnosti, přilákání nových zákazníků a zvýšení prodeje.

Jak napsat zpravodaj

Vydávání informačního dopisu se provádí v souladu s pravidly stanovenými pro obchodní korespondenci, jejíž struktura odpovídá obecné struktuře obchodního dopisu.

V závislosti na účelu zpravodaje se rozlišují tyto odrůdy:

  • dopisem (oznámení, oznámení) - o změně cen, řediteli, detailech společnosti, vyjednáváních, zásilkách produktů atd.,
  • prohlášení - o jakýchkoli úmyslech adresáta,
  • potvrzovací dopis - při převzetí zboží, hotovosti, dokumentů,
  • upomínkový dopis - o plnění závazků,
  • reklamní a informační dopis - reklamní produkty, služby, to zahrnuje i informační dopis o společnosti.

K bulletinu je často připojen průvodní dopis, kde jsou informace poskytovány v rozšířené a podrobnější podobě, jakož i některá ustanovení legislativních a jiných regulačních právních dokumentů.

Vedoucí společnosti, někdy jeho zástupce nebo dokonce tajemník, podepíše tento dopis. V případě hromadného zasílání (ve velkém množství) se můžete obejít bez podpisu nebo použít faxy.

Vzorový dopis ředitele

Ref. Č. 201112-1
ze dne 20. listopadu 2012
Ředitel Image LLC
A.V. Sukhareva

O změně režiséra

Tento dopis vás informuje o změně ředitele naší organizace na základě protokolu č. 11 / B ze dne 11. 12. 2012. Dne 23. 11. 2012 byla jmenována ředitelkou společnosti Michel LLC Tamara Vasilyevna Litvinová.

Je přiložena kopie protokolu č. 11 / B ze dne 20. listopadu 2012.

S pozdravem
Ředitel Michel LLC
LitvinováT.V. Litvinová

Ukázkový informační bulletin výstavy

Žádáme vás, abyste se seznámili s podmínkami účasti na výstavě „Město očima“ a potvrdili svůj souhlas s účastí do 5 dnů.

  1. Výstava se bude konat 9. února 2012 od 9.00 do 19.00 na Gogolevského bulváru v budově fotocentra Svazu novinářů Ruska.
  2. Minimální velikost obrázku na krátké straně je 20 cm (například tisk 20 x 30), maximální na dlouhé straně je 45 cm (například tisk 30 x 45).
  3. Fotografie budou zveřejněny na stojanech, na papíře Whatman.
  4. Každý vystavovatel může zveřejnit až 10 děl. O počtu fotografií prosím informujte předem.
  5. Určete počet a formát fotografií a pošlete nám e-mail [email protected] k předběžnému posouzení jejich miniatur (náhled 800x600 pixelů) s jménem a příjmením autora 01.02.
  6. Dokončené a schválené práce mohou být přineseny 7. února.

S pozdravem, organizační výbor

Aplikace. Informace o výstavě fotografií (porota, partneři).

Pin
Send
Share
Send
Send